【采购讲解】采购员必须掌握这些跟单催货技巧!
2018/10/19 17:02:26     来源:CIPS中国总部     作者/编辑:浙江物流网

  物料采购跟单是指跟单员采购订单所载明的材料、品名、规格、数量及交期进行分总。目的是满足企业生产活动对物料的需求,在必要的时候,获得必要的材料,避免 停工待料。“跟单催货”是采购订单管理中必有的环节,需要追踪订单的进度,并负责与供应商沟通与协调,目的是使供应商在必要的时候送达所采购的物料,使企 业的经营成本降低。那么采购跟单催货技巧有哪些呢?下面我们一起来看一下

  首先,我们需要了解下什么是跟单?什么是催货?采购经理在采购订单管理中需要了解的跟单和催货工作内容有哪些:


  跟单是对订单所作的例行追踪,以确保供应商能够履行其货物发运的承诺。催货是对供应商施加压力,以使其履行最初所作出的发运承诺、提前发运货物或是加快已经延误的订单涉及的货物的发运。具体来说,跟踪和催货的工作内容如下:


  1、跟踪供应商工艺文件的准备

  工艺文件是进行加工生产的第一步,对任何外购件(需要供应商加工的物料)的采购,订单人员都应对供应商的工艺文件进行跟踪。如果发现供应商没有相关工艺文件,或者工艺文件有质量、货期问题,应及时提醒供应商修改,并提醒供应商如果不能保质、保量、准时到货,则要按照合同条款进行赔偿。


  2、确认原材料的准备备齐原材料是供应商执行工艺流程的第一步,有经验的订单人员会发现供应商有时说谎,如有可能必须实地考察。


  3、跟踪加工过程进展状态

  不同物料的加工过程不同,为了保证货期、质量,订单人员需要对加工进行监控。有些物料采购,其加工过程的监工小组要有订单人员参加,如一次性、大开支的项目采购、设备采购和建筑采购等。


  4、跟踪组装调试检测过程进展状态

  组装调测是产品生产的重要环节,这一环节的完成表明订单人员对货期有一个结论性答案。订单人员需要有较好的专业背景和行业工作经验,否则,即使跟踪也难以达到效果。


  5、确认包装入库

  此环节是整个跟踪环节的结束点,订单人员可以向供应商了解物料最终完成的包装入库信息。如果有可能,最好去供应商现场考察。


  有经验的采购经理都知道,尽管按照正常的跟单流程,还是会遇到一些有点“赖皮”的供应商。预付款打过了,但人家交货却一拖再拖,这时候就需要采购经理去催货。若想优雅的“催货”着实需要工一些作技巧:


  一、按订单跟催。按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。有:1)联单法:将订购单按日期顺序排列好,提前一定时间进行跟催。2)统计法:将订购单统计成报表,提前一定时间进行跟催。3)跟催箱:制作一个31格的跟催箱,将订购单依照日期顺序放入跟催箱,每天跟催相应的订单。
  二、定期跟催。于每周固定时间,将要跟催的订单整理好,打印成报表定期统一跟催。
  三、其它:电话跟进、传真跟催、驻厂跟单等等
  四、如果是合作很久,各方面都配合的供应商,只需要做到订单发出后要求供应商回复交期,然后看能否达到公司的需求;如果可以,如果交货期不长的,就在交货的前一天跟催一下,明天发货有没有问题;如果交货周期长的,那一边在订单发出后三五天内,问一下订单的安排情况并在要交货前一天再次确认交期。
  五、跟单说话技巧

  首先,要了解供应商,了解订单的急的程度,了解与供应商各种联系方式,随时要知道自己催货的订单内容。其次,对自己抽所负责的产品也要有了解,先软后硬,做事不要怕,还有主管呢,搞不定及时上报,千万不要做老好人,自己承担。再次,说话时讲究技巧,不要一张口我的货呢?你还与他们不熟悉,先聊聊天,套个近乎。最后,催不到货时,首先要告诉你的上级而不是生产部门经理,还需要多与生产部门和业务沟通。


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