采购计划管理系统是配送中心的辅助管理系统之一，与其它业务系统无缝联结，以物流流为核心反映企业的采购管理过程，可实现计划的自动生成，比价管理、采购订单的管理等。与采购管理无缝连接，可自动生成仓库接货通知。计划的自动生成，可根据库存最低限量、月平均调拨量，自动生成采购计划。或者根据分公司或门店上报计划汇总量，或请货计划的不满足量生成采购计划。当然也可人为增加、删除、修改采购计划。

                        　　

    至于比价采购，微机可自动根据以前进货信息，自动查找最低进货单位、最近进货单位。也可设定供应商，分发采购计划，汇总比价各供应商的报价，自动选择不同品种的最佳进货单位。在订单管理中，微机可根据采购计划生成采购订单。采购订单可人为增加、删除、修改。完成GSP管理需求的购进合同管理。也可根据采购订单自动生成仓库的接货通知，仓库的验收单可根据接货通知补充生成。

                        　　

    配送中心工作过程                        　　

    在采购入库管理中，首先遇到的是采购计划的制定。计划主要分大计划和补丁计划。大计划是指月初的采购计划。大计划的主要生成方式：(1)各分公司与门店请货计划的汇总量。(2)配送中心出库均量的一个采购周期的总量。工作过程：采购部根据每月销售出库均量，按采购周期，生成每月的对外采购计划粗表，或者根据请货计划汇总生成采购计划粗表。进货计划人员审核此表，参考库存情况，确定实际进货计划。补丁计划的主要生成方式：各分公司和门店请货计划的不满足量；客户销售订单的不满足量；低于最低库存限量的仓库品种。

                        　　

    而采购订单的生成方式，一般用招标采购或微机自动筛选。招标采购一般针对月初大计划而言。采购计划生成以后，按设定的供应商自动分发，供应商返回后，微机自动比较价格，按供应商生成各自的订单，并分发各供应商。另一种方式：微机根据以前的进货记录，自动搜索最低进货单位。采购人员根据微机提供的参考单位，沟通供应商，逐品种确定采购订单的内容，同时操作微机。如果微机提供的最佳供应商不能按期满足自己的需求，采购人员需查询以前的进货明细，人为选择确定单品的供应商。

                        　　

    其中，月中微机随时根据库存最低限量，自动生成缺货品种明细表，微机自动搜索已经确定采购订单但尚未到货品种，采购订单制定的其他过程同前文提到的一样。

                        　

    如果是新单位，业务需进行首营供应商的登记，确定单位编号并登录微机备案，存档各种资料；如果是新品种，物价需进行首营品种的登记，存档各种资料，确定产品类别、货号、售价等信息并登录微机备案。

                        　　

    采购定单制定后，按验收单格式打印输出，传到仓库，成为仓库的“入库验收通知单”，作为仓库保管员的验收入库依据。

                        　　

    来货后，质检人员根据检验记录及入库验收通知单等填制入库验收单，在微机上处理入库验收单，即告知采购部货已到仓库，仓库保管员按批次存放货物。验收单打印备案，此时不增加微机实货库存。在确认采购订单是否到货的过程中，筛选出未到货的订单，业务部可以及时根据未执行订单改变供应商，生成新的采购订单。同时也可以根据订单的执行率，考核供应商的