KPI∣采购管理的关键绩效指标
2018/12/11 17:36:09     来源:通创物流培训     作者/编辑:浙江物流网


关键绩效指标(KPI:Key Performance Indicator)是一种重要工具,在经济、管理诸多领域有所应用,例如衡量国家经济状况的GDP、PMI,衡量企业经济效益的营业收入、利润率等。采购管理亦需要确定KPI,本文系统、全面研究了采购管理KPI的构成、指标间相互关系以及应用,为改进采购绩效进行了有益的探讨。


一、采购管理KPI的构成

  传统物资管理需要实现“保质、保量、经济、及时”的目标,这些目标实质上涉及三个KPI,分别是质量(保质)、成本(经济)和交期(保量和及时),这三个KPI是采购管理的核心要素。随着采购管理的发展,采购人员的关注点又扩充了三个KPI,包括服务、创新与管理。这样,采购管理就形成了六个KPI。它们的英文首字母分别是Q(Quality)、C(Cost)、D(Delivery)、S(Service)、I(Innovation)以及M(management)。这样六个采购活动关键绩效指标可以简称为QCDSIM,其中前三个指标QCD更是采购从业人员每日所关注。

  采购管理KPI有其演化过程。应该说QCD是衡量采购绩效的基础性指标,最早为采购人员所使用;SIM是衍生性指标,也逐步为采购人员所关注。例如,企业采购员认为采购商品质量、成本、交期已经非常好,可内部用户还是不满意,那就可能是在服务这一指标上做得不够好。采购KPI的演化过程构成了一个金字塔,如图所示:



二、采购管理KPI的相对重要性

  对于企业采购实践,哪个KPI更为重要呢,这需要具体问题具体分析。

  第一,看历史阶段。在物资匮乏的年代,能够买到就好,那时采购活动自然关注的是交期指标;随着产品生产能力提高,采购关注的焦点则是质量;竞争的加剧,使采购活动更为关注成本;当这三个KPI改进的空间已经有限时,企业采购活动又转为关注提高响应速度的服务指标;如今实施供应链管理的企业,则更为关注与供应商如何进行创新;最后,企业能够健全采购制度,提高采购效率,降低采购风险,离不开管理这个指标。

  第二,看分类。在采购供应定位模型中,采购对象分为四种类型,包括常规、杠杆、瓶颈以及关键四个品项。常规品项种类繁多,花费采购人员大量时间和精力,因此采购管理的关注重点为管理指标;杠杆品项风险低、采购量大,采购管理关注的重点是成本指标;瓶颈品项采购量小、风险高,采购活动关注的重点是交期以及质量指标;关键品项对企业影响巨大,采购管理要重点关注质量、成本、交期、服务、创新以及管理等全部绩效指标。

  第三,看产业。非竞争领域企业采购活动更为关注质量、交期以及管理指标,竞争领域企业更为关注成本控制。

  第四,成本相对重要。这样描述虽然有所偏颇,但有一定道理。首先由采购活动性质决定,相对于生产以及质量监控工作,采购管理人员更为关注成本;其次ABC分类管理则完全是基于成本进行分类,供应定位模型中的横坐标也是将成本要素单独考虑;最后,所有问题也都可以归结为成本问题,例如质量出了问题会导致成本增加,交期出了问题也最终会增加成本。


三、采购管理KPI的作用

  首先,采购管理KPI是卓越采购绩效的判断标准。企业采购绩效是否卓越,主要体现在这六个指标的横向与纵向比较上。横向卓越体现在企业六个采购KPI绩效超越于竞争对手或者对标企业。纵向卓越体现在企业六个采购KPI绩效超越历史。

  其次,采购管理KPI是衡量变革的准绳。例如,企业是否应该推行集中采购,就可以从六个方面来衡量。第一是质量方面,集中采购能够推行标准化,促使采购的物资质量更加稳定;第二是成本方面,集中采购增加了批量,实现了规模经济,有利于降低成本;第三是交期,集中采购增加了采购环节,有可能会延长采购整体交期;第四是服务,有的企业用户抱怨,集中采购使供应商与集中采购业务人员沟通更多,而对基层用户的服务没有改进;第五是创新,集中采购提高了采购批量,与供应商合作更为紧密,有利于促进供应商早期介入,增大创新力度;第六是管理,集中采购制度比较规范,有利于减少腐败行为。企业推出任何采购领域变革,都可以从QCDSIM六个方面进行评估,以确定是否值得推进变革。

  还有,采购管理KPI是是日常采购活动中的重要准绳。评估供应商、获取与选择报价、进行采购商务谈判、签订合同、实施合同与供应商关系管理,以及进行采购绩效考核,都需要用到这六个KPI。根据具体采购对象,QCDSIM还可以分解为二级指标或三级指标,用以更有针对性的改进采购工作。


四、改善采购绩效的方法

  单独改善某个采购管理KPI绩效,应该考虑到六个KPI绩效的替代关系。例如紧急采购情况,将本来一个较长的交货期压缩为更短,你可以将此理解为需要改善交期指标的绩效,如何能够做到呢?首先,降低一些质量要求有利于缩短交期,这就意味着需要缩减一些规格要求;其次,增加成本有利于改善交期。这可以要求供应商的工人加班,或者使用更为昂贵的运输方式;第三,紧急采购通常意味着劣质服务;第四,紧急采购很难有时间进行创新;第五,紧急采购本身就意味着管理混乱。所以说,这六个指标之间有替代关系,即一个指标的改善,通常是以牺牲其它五个指标绩效为代价。

  六个采购管理KPI也有同时改善的可能,那就是利用新工具、新方法、新模式或新思路进行业务流程再造。例如推行内部标准化并使用延迟制造等技术,就可以同时改进这六个指标的绩效。内部标准化可以使采购物资质量更为稳定可靠;内部标准化缩减品种数从而增大了采购批量,可以降低采购成本;标准化的产品通常更多现货供应或可以持有库存,从而缩短了交货周期;标准化的产品便于维护,售后服务好;用标准化的产品满足个性化的需求的延迟制造技术,本身就是一个创新;标准化的产品降低了库存,简化了管理流程。当前企业竞争异常激烈,哪一个KPI绩效都不容忽视。采购管理领域应该推进管理创新,从而同时优化这六个KPI,提升企业采购竞争力。

“QCDSIM”这六个采购管理KPI非常系统且全面,应为采购管理人员所深刻认知,并在实践中体会其含义,以成为改进采购绩效的关键工具。如果对这六个指标做一个补充,那就是健康、安全与环境三个指标,它们来自于HSE管理体系(HSEMS, Health Safety and Environment Management System)表示。

HSEMS是国际石油天然气工业通行的管理体系。H(健康)是指人身体上没有疾病,在心理上保持一种完好的状态;S(安全)是指在劳动生产过程中,努力改善劳动条件、克服不安全因素,使劳动生产在保证劳动者健康、企业财产不受损失、人民生命安全的前提下顺利进行;E(环境)是指与人类密切相关的、影响人类生活和生产活动的各种自然力量或作用的总和,它不仅包括各种自然因素的组合,还包括人类与自然因素间相互形成的生态关系的组合。

采购管理活动除了关注QCDSIM之外,也应该力所能及的关注HSE,这样才能超越狭隘的企业采购绩效,为十八大中提到的建设生态文明社会服务。

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